Productos vencidos en un bodegón: cómo evitar pérdidas

Si tienes un negocio de víveres, seguro te ha pasado: limpias un anaquel y encuentras tres paquetes de galletas pasados de fecha, un yogurt inflado y una salsa que nadie compró. Los productos vencidos en un bodegón parecen poca cosa, pero sumados al mes pueden comerse buena parte de tu ganancia.

La buena noticia es que casi siempre se pueden evitar. No hace falta ser experto, solo tener un orden sencillo y revisarlo con constancia. Aquí te explico cómo hacerlo paso a paso.

¿Cuánto dinero pierdes de verdad con lo que se vence?

Mucha gente no lo calcula porque cada producto vencido "es poquito". Pero hagamos un ejemplo con números inventados, para que veas cómo se acumula.

Imagina que en una semana se te vencen:

• 4 yogures de $1,20 cada uno = $4,80
• 2 paquetes de pan de sándwich de $2,50 = $5,00
• 3 quesos crema de $2,80 = $8,40
• 1 caja de galletas de $3,00

Eso da $21,20 en una semana. En un mes son unos $85. Con una tasa de ejemplo de 40 Bs por dólar, hablamos de 3.400 Bs que se fueron a la basura.

Y ojo: eso es lo que pagaste, no lo que ibas a ganar. Si tu margen es del 25 %, para recuperar esos $85 tienes que vender unos $340 extra. Si quieres repasar cómo sacar bien esa cuenta, tenemos una guía sobre el margen de ganancia de un bodegón.

¿Por qué se vencen tantos productos en un bodegón?

Antes de buscar la solución, vale la pena entender el problema. Casi siempre es una de estas razones:

• Compras de más. El proveedor te ofrece un precio bueno si llevas el doble, y aceptas sin saber cuánto vendes de verdad.
• Lo nuevo tapa lo viejo. El empleado acomoda la mercancía que llegó adelante y lo que tenía más tiempo queda al fondo.
• Nadie revisa fechas. Todo el mundo asume que "alguien" lo hace.
• Cortes de luz. Una nevera que pasa horas apagada acorta la vida de lácteos y embutidos, aunque la fecha del empaque diga otra cosa.
• Productos que no rotan. Ese aderezo importado que trajiste "para probar" y nadie pide.

¿Cómo evitar productos vencidos en un bodegón paso a paso?

Estas son prácticas sencillas que puedes empezar a aplicar esta misma semana.

1. Lo primero que entra es lo primero que sale

Cada vez que llegue mercancía, saca lo viejo hacia adelante y coloca lo nuevo atrás. Parece obvio, pero si no se lo dices claro a tu equipo, no se hace.

Un truco útil: pega una etiqueta pequeña de color en los productos que vencen este mes. Así cualquiera los ve rápido.

2. Haz una ronda de fechas fija

Escoge un día y una hora, por ejemplo los lunes a las 9 de la mañana. Ese día alguien revisa nevera, charcutería y anaqueles de perecederos. No tiene que tardar más de 20 minutos.

Anota en una hoja o en el teléfono qué vence en los próximos 15 días. Esa lista es oro.

3. Mueve lo que está por vencer antes de que sea tarde

Si un producto vence en 7 días y todavía tienes 10 unidades, actúa ya. Algunas ideas:

• Bájale un poco el precio y ponlo cerca de la caja.
• Arma un combo: pan con queso crema, o pasta con salsa.
• Avísale a tus clientes fijos por WhatsApp que tienes una oferta del día.

Es mejor ganar menos que perderlo todo. Vender a costo un producto que se iba a vencer ya es una victoria.

4. Compra según lo que vendes, no según lo que te ofrecen

Aquí está la clave de todo. Si sabes que vendes 12 yogures por semana, no tiene sentido traer 30 solo porque estaban en oferta.

Para eso necesitas saber cuánto sale de cada producto. Con un cuaderno se puede, pero es lento y fácil de olvidar. Un sistema de ventas te dice en segundos cuánto vendiste de cada cosa en la semana o en el mes.

5. Cuida la nevera cuando se va la luz

En los cortes largos, no abras la nevera más de lo necesario. Si el corte pasa de varias horas, revisa lácteos y embutidos apenas vuelva la luz. Un producto dañado que llega a manos de un cliente te cuesta mucho más que el producto: te cuesta la confianza.

¿Qué hago con lo que ya se venció?

Primero lo más importante: nunca lo vendas. Ni rebajado, ni "porque todavía se ve bien". Tu reputación vale más.

Lo que sí puedes hacer:

• Revisa si el proveedor acepta cambios. Algunos distribuidores reciben productos vencidos o próximos a vencer. Pregunta antes de comprar, no después.
• Regístralo como merma. Anota qué se perdió, cuánto costó y por qué. Si no lo anotas, al final del mes no te cuadran las cuentas y no sabes por qué.
• Saca conclusiones. Si siempre se te vence la misma marca de jamón, compra menos o cámbiala.

¿Cómo ayuda un sistema de ventas con los vencimientos?

Un sistema no revisa los anaqueles por ti, eso sigue siendo trabajo de tu equipo. Pero sí te da la información para decidir mejor.

Con AbastoPro, por ejemplo, ves qué productos se venden rápido y cuáles se quedan quietos. Así sabes cuánto pedir de cada cosa. También llevas el inventario al día y puedes registrar las mermas, para saber cuánto pierdes cada mes y si vas mejorando.

Además, como trabaja con precios en dólares y bolívares según la tasa que tú pongas, cuando haces una oferta para sacar algo que está por vencer, el precio queda bien calculado en ambas monedas, ya sea que te paguen en efectivo, pago móvil o punto de venta.

Una rutina sencilla para empezar hoy

Si todo esto te parece mucho, quédate con esto:

• Cada vez que llega mercancía: lo viejo adelante, lo nuevo atrás.
• Una vez por semana: ronda de fechas y lista de lo que vence en 15 días.
• Cuando algo está por vencer: oferta o combo de inmediato.
• Antes de cada compra: mira cuánto vendiste de verdad.
• A fin de mes: suma lo que se perdió y compáralo con el mes anterior.

Si logras bajar tus pérdidas aunque sea a la mitad, en el ejemplo de arriba serían más de $40 al mes que se quedan en tu bolsillo.

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