Cambios y devoluciones en una tienda: cómo manejarlos
Aprende a manejar los cambios y devoluciones en una tienda sin perder plata: reglas claras, tasa BCV, pago móvil, inventario y caja en orden.
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Llevar el inventario de una tienda de ropa no es igual que contar cajas de harina. Una misma franela puede venir en cinco tallas y cuatro colores, y de repente tienes veinte productos distintos donde creías tener uno. Si no los separas bien, terminas diciendo "creo que me queda una M negra" y no, ya no queda.
En este artículo te explico, sin tecnicismos, cómo ordenar tu mercancía para saber qué tienes, qué se vende y qué se te está quedando colgado.
¿Por qué el inventario de una tienda de ropa se enreda tan rápido?
Porque la ropa se multiplica. Un modelo de jean con tallas 28 a 36 y dos lavados ya son diez variantes. Si compras 30 piezas, no basta con anotar "30 jeans": necesitas saber cuántas hay de cada talla y de cada color.
A eso súmale lo típico del día a día en Venezuela:
- Clientas que se prueban tres piezas y dejan dos en otro estante.
- Cambios de talla días después de la compra.
- Mercancía que llega en bultos y nadie la registra ese mismo día.
- Precios en dólares que hay que cobrar en bolívares a tasa BCV.
Con todo eso, la libreta o el cuaderno se queda corto muy rápido.
¿Cómo organizar la ropa por talla y color?
La clave es tratar cada combinación como un producto aparte. A eso se le llama "variante". Por ejemplo:
- Franela básica cuello redondo – Negra – S
- Franela básica cuello redondo – Negra – M
- Franela básica cuello redondo – Blanca – M
Cada una lleva su propia cantidad. Así, cuando alguien pregunta por una M blanca, revisas y sabes al instante si hay o no, sin ponerte a buscar en el depósito.
Ponle un código sencillo a cada pieza
No tiene que ser complicado. Algo como FRB-NEG-M (franela básica, negra, talla M) funciona perfecto. Si tienes etiquetadora o lector de código de barras, mejor todavía, porque cobras más rápido y te equivocas menos.
Agrupa por categoría y por temporada
Separa por tipo (franelas, jeans, vestidos, ropa de niño) y marca de qué temporada es: regreso a clases, diciembre, verano. Así luego puedes ver qué temporada te dejó ganancia y cuál te dejó mercancía guardada.
¿Cada cuánto debo contar la mercancía?
Contar toda la tienda de golpe cansa y casi nadie lo hace seguido. Lo más práctico es hacer conteos pequeños:
- Cada semana: cuenta una sola categoría, por ejemplo los jeans.
- Cada mes: revisa las piezas que más se venden y las más caras.
- Cada temporada: haz un conteo completo antes de comprar mercancía nueva.
Si el conteo físico no cuadra con lo que dice tu registro, anota la diferencia. Puede ser una venta que no se marcó, un cambio mal registrado o, lamentablemente, una pieza que se perdió.
¿Cómo saber qué ropa se vende y cuál se queda colgada?
Esta es la pregunta que más plata te ahorra. Mira este ejemplo con números inventados:
Compraste 20 vestidos a $12 cada uno ($240 en total) para venderlos a $25. En un mes vendiste 14. Los otros 6 siguen colgados, y esos $72 que pagaste por ellos están parados en el perchero.
Ahora revisa por talla: de los 14 vendidos, 9 fueron talla M y L, y casi no se movieron las S. La próxima vez compras más M y L y menos S. Eso es usar el inventario a tu favor.
Una regla útil: si una pieza lleva más de 60 días sin venderse, piensa en moverla. Puedes ponerla en un lugar más visible, armar un combo o hacerle un descuento antes de que pase de moda.
¿Cómo manejo los precios en dólares y bolívares?
Lo más sano es fijar el precio de tu ropa en dólares y calcular los bolívares con la tasa del día. Así no pierdes cuando la tasa sube.
Ejemplo con una tasa inventada de 200 Bs por dólar: un jean de $20 se cobra en 4.000 Bs. Si mañana la tasa pasa a 205, el mismo jean queda en 4.100 Bs, sin que tengas que cambiar cada etiqueta a mano.
Por eso conviene que las etiquetas muestren el precio en dólares, o solo un código, y que el cálculo en bolívares lo hagas al momento de cobrar, sea por pago móvil, punto de venta o efectivo.
¿Qué hago con los cambios y devoluciones?
En las tiendas de ropa los cambios de talla son del día a día. El problema es que muchas veces se hacen "de palabra" y el inventario queda desordenado.
Cada cambio debe registrarse como dos movimientos: entra la pieza que devuelven y sale la que se llevan. Si una clienta cambia una blusa S por una M, tu registro tiene que mostrar una S más y una M menos. Si no lo anotas, en el próximo conteo nada te va a cuadrar.
Y define una política clara: cuántos días hay para cambiar, si la pieza debe tener la etiqueta y si se devuelve dinero o solo se cambia. Pégala cerca de la caja para evitar discusiones.
¿Cuándo dejar la libreta y usar un sistema?
Si tienes pocas piezas y vendes poco, una hoja de cálculo bien hecha te puede servir un tiempo. Pero si ya manejas varias tallas y colores, tienes una o dos empleadas o te cuesta cuadrar la caja al final del día, es hora de un sistema de ventas.
Un buen sistema descuenta cada pieza al momento de vender, te avisa cuando una talla se está acabando, calcula el precio en bolívares con la tasa que tú coloques y te dice qué productos se venden más. Para eso hicimos Tienda POS, pensado para tiendas venezolanas que venden ropa, calzado, accesorios y otros artículos.
Además, cuando todo queda registrado, cerrar el día se vuelve mucho más fácil. Si te interesa ese tema, revisa nuestra guía sobre el cierre de caja diario.
Un consejo para los cortes de luz
Ten siempre a mano una hoja impresa o un cuaderno de respaldo para anotar las ventas mientras no hay luz ni internet. Cuando regrese, las pasas al sistema ese mismo día. Lo importante es no dejar ventas sin registrar, porque cada una que se escapa descuadra tu inventario.
Empieza hoy con algo pequeño
No necesitas arreglar todo en un fin de semana. Empieza por tu categoría que más vende: sepárala por talla y color, ponle código y cuéntala. La semana que viene haces lo mismo con otra. En un mes tendrás tu tienda bajo control.
Si quieres ver cómo funciona Tienda POS con tu propia mercancía, puedes probarlo gratis o escribirnos por WhatsApp y te ayudamos a montar tu inventario desde el principio.
Preguntas frecuentes
¿Debo registrar cada talla como un producto distinto?
Sí. Cada combinación de modelo, color y talla debe tener su propia cantidad. Es la única forma de saber con certeza qué tienes disponible.
¿Qué hago con la ropa que no se vende?
Si pasa más de dos meses sin moverse, cámbiala de lugar, arma combos o hazle un descuento. Mejor recuperar algo que tenerla guardada un año.
¿Sirve un sistema si vendo en dólares y bolívares?
Sí. Lo ideal es fijar el precio en dólares y que el sistema calcule los bolívares con la tasa que tú coloques cada día.
¿Tienes una bodega, abasto o bodegón? Conoce el sistema para bodegas con tasa BCV automática, fiado y cierre de caja en $ y Bs.
